Datovku nesmažete

Datová schránka měla podnikatelům ušetřit čas. V praxi ale řada firem zjišťuje, že problémem není její používání, ale okamžik, kdy se jí chtějí zbavit. Mnoho podnikatelů totiž předpokládá, že stačí přerušit živnost nebo podat jednoduchou žádost. Jenže právě zde vzniká nejvíce nedorozumění.

Největší riziko spočívá v tom, že firma nebo OSVČ přestane datovou schránku kontrolovat v domnění, že už není aktivní. Úřady však mohou dál doručovat dokumenty, běží zákonné lhůty a následky mohou být nepříjemné. Stačí jediná přehlédnutá zpráva a podnikatel může přijít o možnost odvolání, vysvětlení nebo obrany vůči rozhodnutí úřadu.

Kdy lze datovou schránku znepřístupnit

Ne každá datová schránka funguje stejně. Rozhodující je způsob jejího vzniku.

Nejjednodušší situaci mají fyzické osoby, které si schránku založily dobrovolně. Ty mohou požádat o její znepřístupnění. Schránka sice nezmizí okamžitě ze systému, ale přestane fungovat pro běžnou komunikaci.

Podnikatelé a společnosti jsou v odlišné situaci. Pokud byla schránka zřízena na základě zákonné povinnosti, možnost jednoduchého zrušení neexistuje.

Pro majitele firem je důležité rozlišovat zejména tyto situace:

• fyzická osoba s dobrovolnou datovou schránkou,

• OSVČ s datovou schránkou zřízenou ze zákona,

• společnost s ručením omezeným,

• akciová společnost,

• spolek nebo nadace,

• osoba vykonávající regulované povolání vedené v profesní evidenci.

Právě poslední dvě skupiny často netuší, že jejich schránka zůstává aktivní bez ohledu na to, zda ji skutečně používají.

Mnoho podnikatelů zároveň zaměňuje znepřístupnění a zrušení. To jsou dvě rozdílné situace. Znepřístupněná schránka může být za určitých podmínek znovu aktivována. Úplný zánik datové schránky je navázán na zákonem stanovené události, například výmaz právnické osoby z příslušného rejstříku.

Nejčastější chyba podnikatelů

Pokud by bylo možné označit jednu chybu za nejdražší, šlo by o přesvědčení, že přerušení živnosti automaticky znamená konec datové schránky. nepředstavuje. 

Přerušení podnikání pouze pozastavuje výkon činnosti. Podnikatel však nadále zůstává veden v příslušné evidenci. Datová schránka proto obvykle funguje dál a úřady do ní mohou pokračovat v doručování dokumentů.

Typický problém vypadá následovně:

Podnikatel přeruší živnost, přestane schránku sledovat a po několika měsících zjistí, že mu byla doručena výzva finančního úřadu nebo rozhodnutí jiné instituce. Protože neotevřel zprávu včas, nastoupí fikce doručení. Z právního pohledu se dokument považuje za doručený, i když si jej adresát nepřečetl.

Než přestanete datovou schránku kontrolovat, ověřte si:

• zda jste stále vedeni v příslušném registru,

• zda vám nebyla schránka zřízena ze zákona,

• zda neprobíhá daňové nebo správní řízení,

• zda nemáte aktivní komunikaci s úřady,

• zda máte archivované důležité dokumenty,

• zda jste skutečně ukončili podnikání a ne pouze přerušili činnost.

Právě poslední bod bývá rozhodující.

Co udělat před ukončením podnikání

Majitelé firem často řeší zrušení společnosti, ukončení živnosti nebo změnu podnikatelského modelu. Datová schránka by měla být součástí kontrolního seznamu stejně jako účetnictví, daně nebo archivace dokumentů.

Před ukončením podnikání je vhodné stáhnout si veškerou důležitou komunikaci. Řada podnikatelů předpokládá, že ke zprávám bude mít přístup neomezeně dlouho. To však nemusí odpovídat jejich budoucím potřebám při jednání s úřady, auditory nebo bankami.

Bezpečný postup zahrnuje:

• kontrolu všech přijatých zpráv,

• vytvoření záloh důležitých dokumentů,

• ověření stavu podnikání v registrech,

• kontrolu neukončených správních a daňových řízení,

• potvrzení znepřístupnění datové schránky,

• archivaci dokumentů souvisejících s podnikáním.

Podnikatelé často podceňují i otázku odpovědnosti. Ukončením aktivní činnosti totiž nemusí skončit všechny povinnosti vůči státu. Některé úřady mohou komunikovat ještě dlouho po ukončení podnikání, například při následných kontrolách nebo doplnění podkladů.

Právě proto je bezpečnější ověřit skutečný stav schránky než spoléhat na domněnku, že po skončení podnikání už nebude potřeba.

Datová schránka sama o sobě nepředstavuje administrativní problém. Problém vzniká ve chvíli, kdy podnikatel přestane sledovat její stav a mylně se domnívá, že byla automaticky zrušena. Několik minut kontroly může zabránit sankcím, zmeškaným lhůtám i zbytečným sporům s úřady.

FAQ

Může OSVČ požádat o zrušení datové schránky?

Pokud byla schránka zřízena ze zákona, běžná žádost o zrušení zpravidla nestačí. Rozhodující je ukončení podnikání a výmaz z příslušné evidence.

Stačí přerušit živnost?

Ne. Přerušení živnosti obvykle nevede ke znepřístupnění datové schránky.

Může firma datovou schránku dobrovolně zrušit?

Právnické osoby standardně tuto možnost nemají. Znepřístupnění bývá spojeno až s výmazem společnosti z příslušného rejstříku.

Co se stane, když datovou schránku nekontroluji?

Může dojít k fikci doručení. Dokument je pak považován za doručený, i když jste jej neotevřeli.

Mohu si znepřístupněnou schránku znovu aktivovat?

Ano. U schránek, které byly pouze znepřístupněny, bývá opětovná aktivace možná.

Jak zjistím, jaký typ schránky mám?

Po přihlášení do systému datových schránek naleznete příslušné informace v nastavení schránky.

Musím před znepřístupněním stahovat dokumenty?

Je to velmi rozumné. Archivace důležitých zpráv může v budoucnu výrazně usnadnit komunikaci s úřady, bankami nebo účetními poradci.