Zakázka za hranicemi

České firmy stále častěji získávají zákazníky v zahraničí. První zahraniční smlouva ale není jen obchodní úspěch. Může znamenat nové povinnosti v oblasti daní, pracovního práva, pojištění nebo registrací. Rozhodující přitom není jen to, kde sídlí odběratel, ale především kde a jak bude služba skutečně poskytována.

Firma, která vyšle zaměstnance do Německa instalovat technologii, pravidelně poskytuje služby rakouskému klientovi nebo dlouhodobě pracuje na projektu v jiné zemi EU, musí předem vyhodnotit několik rizik. Chyby v začátku mohou později znamenat doměření daní, problémy s úřady nebo smluvní spory.

Zahraniční smlouva není jen obchod

Nejčastější chybou menších a středních firem je představa, že pokud mají české sídlo, české oprávnění a smlouvu uzavřenou podle českého práva, automaticky se na ně vztahují pouze česká pravidla.

U přeshraničních služeb ale rozhoduje celá řada okolností:

• kde se práce fyzicky vykonává,

• jak dlouho bude zakázka trvat,

• zda firma vysílá vlastní zaměstnance, nebo využívá dodavatele,

• zda jde o jednorázovou dodávku, nebo dlouhodobou činnost,

• zda daná aktivita vytváří v zahraničí trvalejší ekonomickou přítomnost.

Například česká stavební firma, která jednou dodá a namontuje zařízení u německého zákazníka, bude řešit jinou situaci než firma, která má v Německu několik měsíců stejný tým a každý týden pokračuje v nových zakázkách.

Stejně tak nerozhoduje pouze to, kdo je uveden ve smlouvě jako zákazník. Česká firma může například pracovat pro českého partnera, ale pokud fyzicky vykonává činnost v zahraničí, může se dostat pod pravidla daného státu.

Pět kontrol před zahájením práce

Před podpisem smlouvy se zahraničním klientem by měla firma projít základní kontrolní seznam. Nejde o administrativu pro úřady, ale o prevenci nákladných oprav.

1. Prověřte místo skutečného výkonu služby

Prvním krokem je určit, kde bude práce reálně probíhat. Jiný režim platí pro online konzultaci poskytovanou z České republiky a jiný pro montážní práce přímo u zákazníka v zahraničí.

2. Posuďte riziko stálé provozovny

Dlouhodobá nebo opakovaná činnost v jiné zemi může za určitých okolností znamenat vznik takzvané stálé provozovny. To může ovlivnit povinnost registrace a způsob zdanění příjmů.

Nejde pouze o pronajatou kancelář nebo pobočku. Riziko může vzniknout i podle charakteru činnosti a délky působení firmy v daném státě.

3. Vyřešte zaměstnance a sociální pojištění

Pokud firma vysílá zaměstnance do jiné země EU, musí řešit, zda zůstávají součástí českého systému sociálního zabezpečení. K tomu slouží například formulář A1, kterým zaměstnanec prokazuje příslušnost k systému pojištění v České republice.

Bez správně vyřešených dokumentů může při kontrole vzniknout problém nejen firmě, ale i samotnému pracovníkovi.

4. Zkontrolujte DPH a fakturaci

Zahraniční obchod automaticky neznamená stejný režim DPH jako u českých zákazníků. Záleží na typu služby, místě plnění i postavení odběratele.

Před první fakturou je vhodné ověřit:

• zda jde o službu nebo dodání zboží,

• kde je místo plnění podle pravidel DPH,

• zda nevzniká povinnost registrace v jiné zemi,

• jaké údaje musí obsahovat daňové doklady,

• zda je nutné uvádět zvláštní režim přenesení daňové povinnosti.

5. Nastavte smluvní odpovědnost

Zahraniční smlouva by neměla řešit pouze cenu a termín dodání. Firma by měla předem určit také:

• kdo odpovídá za škodu,

• podle jakého práva se bude smlouva posuzovat,

• kdo nese náklady při změně požadavků zákazníka,

• jak se řeší reklamace,

• zda jsou požadována místní povolení nebo certifikace.

Právě smluvní část bývá u menších firem často podceněná. Přitom jeden nejasný odstavec může znamenat výrazně vyšší náklady při sporu.

Kdy už nestačí české podnikání

Jednorázová zahraniční zakázka a dlouhodobé podnikání v jiné zemi nejsou stejné situace.

Příležitostné poskytování služeb v rámci Evropské unie často umožňuje firmě fungovat nadále z České republiky. Jakmile se ale zahraniční aktivita stane pravidelnou, dlouhodobou nebo významnou částí podnikání, může být nutné řešit místní povinnosti.

Typické varovné signály:

• firma má v jedné zemi dlouhodobě stejný tým,

• většina příjmů pochází z jednoho zahraničního trhu,

• zaměstnanci tráví značnou část roku mimo Českou republiku,

• firma využívá stálé prostory nebo infrastrukturu v zahraničí,

• zahraniční zákazník očekává fungování podobné místnímu dodavateli.

U regulovaných činností může být nutné ověřit také místní podmínky výkonu profese. Pravidla se liší podle jednotlivých států i oborů.

Například stavebnictví, energetika, zdravotnictví nebo některé technické služby mohou mít přísnější požadavky než běžné poradenské nebo administrativní služby.

Co si připravit před první zahraniční zakázkou

Dobře připravená firma nemusí zahraniční obchod komplikovat zbytečnou administrativou. Stačí správně určit riziková místa ještě před zahájením práce.

Praktický základ:

• zmapujte, kde budou zaměstnanci nebo dodavatelé skutečně pracovat,

• nechte zkontrolovat smlouvu před podpisem,

• ověřte daňový režim a DPH,

• zjistěte povinnosti v oblasti sociálního zabezpečení,

• evidujte délku a rozsah zahraničních aktivit,

• nastavte odpovědnosti mezi firmou, klientem a subdodavateli. 

Zahraniční zakázka sama o sobě není problém. Problém vzniká ve chvíli, kdy firma začne podnikat v jiném státě podle pravidel, která nikdy neprověřila.

Největší riziko často nepřichází u první faktury. Přichází až později, když zahraniční aktivita trvá déle, než původně plánovala obchodní smlouva.

FAQ

Musí česká firma při první zahraniční zakázce zakládat pobočku?

Ne vždy. Jednorázová nebo příležitostná služba v rámci EU často nevyžaduje založení místní pobočky. Záleží ale na typu činnosti, délce projektu a pravidelnosti podnikání.

Kdy může vzniknout povinnost registrovat se v zahraničí?

Záleží na konkrétní zemi a charakteru činnosti. Riziko roste zejména u dlouhodobých projektů, pravidelného poskytování služeb nebo využívání vlastního zázemí v zahraničí.

Potřebuje zaměstnanec vyslaný do EU formulář A1?

Ve většině případů ano, pokud má zůstat po dobu vyslání součástí českého systému sociálního zabezpečení. Dokument potvrzuje příslušnost k českým předpisům.

Stačí mít smlouvu podle českého práva?

Ne vždy. Smluvní volba práva neznamená automaticky, že se na firmu nevztahují povinná pravidla státu, kde službu vykonává.

Musí firma řešit DPH při každé zahraniční zakázce?

Ano, režim DPH je nutné vždy vyhodnotit. Povinnost se liší podle toho, zda firma dodává zboží, služby, komu dodává a kde dochází k plnění.

Jak dlouho trvá vyřízení zahraničních formalit?

Záleží na zemi a oboru. U jednoduchých služeb může jít o několik dnů, u regulovaných činností nebo registrací může příprava trvat týdny až měsíce.

Je bezpečné začít pracovat v zahraničí a administrativu řešit později?

Není to vhodný postup. Některé povinnosti musí být splněny před zahájením práce a jejich dodatečné řešení může vést k sankcím nebo zpochybnění oprávněnosti činnosti.