Úřad práce digitalně

Od října 2025 čeká zaměstnavatele zásadní změna ve způsobu komunikace s Úřadem práce ČR. Papírové formuláře a zdlouhavé čekání u přepážek budou postupně mizet, protože stát přechází na plně elektronickou výměnu dat. Největší dopad pocítí firmy u potvrzování příjmů zaměstnanců, které je nově nutné předkládat digitálně, a také při oznamování nástupu zahraničních pracovníků. Kdo se nepřizpůsobí, vystavuje se reálnému riziku sankcí.

Digitalizace agend Úřadu práce se neomezuje jen na kosmetické změny. Od 1. října startuje i nová tzv. „superdávka“ státní sociální pomoci, která se bude vyřizovat výhradně online. Zaměstnavatelé se tak dostanou do role klíčového dodavatele informací – bez jejich součinnosti totiž zaměstnanci podporu nedostanou. Čas na reakci nebude velkorysý: potvrzení o příjmu musí být doloženo do osmi kalendářních dnů od výzvy úřadu, jak ukládá zákon o státní sociální podpoře. Opožděné podání může nejen zkomplikovat situaci zaměstnanci, ale přivést potíže i firmě samotné.

Elektronická komunikace se bude odehrávat přes datové schránky a v předepsaných formátech stanovených vyhláškou ministerstva práce a sociálních věcí. Pokud má firma datovou schránku, není možné posílat dokumenty libovolně naskenované – systém vyžaduje přesně definovanou strukturu dat, kterou si úřad umí automaticky načíst. Prakticky to znamená, že účetní software bude muset být připraven generovat podklady ve správném tvaru. Kdo ještě neprovedl aktualizaci, měl by tento krok udělat co nejdříve, protože od října 2025 už nebude papírová alternativa uznávána.

Zajímavostí je, že samotná výzva od Úřadu práce funguje jako právní „odblokování“ mlčenlivosti zaměstnavatele. Firma tak může údaje o příjmech bezpečně poskytnout, aniž by riskovala porušení zákona na ochranu osobních údajů. Právě tato nuance bývá často opomíjena – řada podnikatelů má obavy, zda sdílení mezd zaměstnanců neodporuje GDPR. V tomto případě je ale právní základ jasný a krytý.

Významná novinka přichází také v oblasti zaměstnávání cizinců. Od října 2025 se zpřísňuje oznamovací povinnost: zaměstnavatel musí nahlásit nástup cizince nejpozději v den, kdy k němu skutečně nastoupí, ideálně ještě předtím. Pokud se tato povinnost nesplní, považuje se zaměstnávání za nelegální práci. V praxi to může znamenat přestupek se sankcí v řádech desítek tisíc korun. Dosud přitom existovala určitá tolerance – informace se doplňovala dodatečně. Nový režim však sází na prevenci a přesnost evidence.

Z pohledu menších a středních firem není digitalizace jen dalším „otravným“ nařízením. V dlouhodobém horizontu přinese úlevu. V roce 2024 vydal Úřad práce přes 1,2 milionu potvrzení o příjmech, což v papírové formě znamenalo obrovské množství administrativy. Při digitalizaci tohoto objemu lze očekávat, že zpracování se zkrátí z týdnů na dny, což ocení i zaměstnanci, kteří dávky potřebují rychle. Pro firmu to znamená méně dotazů od pracovníků a hladší chod personalistiky.

Co tedy udělat už nyní? Nejprve prověřit, zda je vaše datová schránka aktivní a správně nastavená pro komunikaci s Úřadem práce. Poté zkontrolovat účetní software – poskytovatelé už většinou připravili aktualizace, které umožňují export požadovaných potvrzení. Pokud jste dosud dokumenty posílali e-mailem nebo na papíře, je nutné změnit postup. Praktické kontakty na všechna pracoviště ÚP ČR jsou dostupné online a úřad zároveň nabízí testovací režim, ve kterém lze ověřit, zda podklady od vaší firmy splňují technické náležitosti.

Jinými slovy, kdo si nový systém vyzkouší s předstihem, ten se vyhne stresu a případným sankcím. Digitalizace Úřadu práce není jen další administrativní překážkou – je to změna, která brzy určí standard komunikace mezi státem a zaměstnavateli. A kdo se připraví včas, získá nejen klid, ale i skutečnou úsporu času.