Jednotné hlášení v praxi

Od července 2025 se v České republice rozběhl testovací provoz tzv. jednotného měsíčního hlášení, které zásadně mění způsob, jakým zaměstnavatelé komunikují s úřady. Novinka, vycházející z novely zákona o nemocenském pojištění, má podle ministerstva práce a sociálních věcí snížit administrativní zátěž a sjednotit desítky samostatných formulářů do jediného elektronického výkazu. Od ledna 2026 se systém stane povinným pro všechny zaměstnavatele, kteří budou muset každý měsíc odeslat souhrnné hlášení za období od 1. do 20. dne následujícího měsíce. Přestože slibuje zjednodušení, pro firmy představuje i nové povinnosti a rizika. Tento článek vysvětluje, co se mění, jak se připravit a na co si dát pozor, aby nedošlo k chybám a sankcím.

Jednotné měsíční hlášení propojuje agendy, které byly dosud vykazovány samostatně. Sloučí se například přehledy příjmů zaměstnanců podléhajících odvodům, údaje pro nemocenské dávky, hlášení nástupů a ukončení pracovních poměrů nebo přihlášky a odhlášky zaměstnanců u ČSSZ. Součástí budou i identifikační údaje zaměstnavatele a zaměstnanců, údaje o odvodech pojistného i zálohách na daň. Zůstává pouze jedna výjimka – povinnosti vůči zdravotním pojišťovnám se zatím nemění a budou vykazovány samostatně.

Z pohledu firem jde o zásadní změnu procesů. Podle propočtů Svazu průmyslu a dopravy bude muset průměrný zaměstnavatel nahradit zhruba 15 až 20 různých formulářů jediným elektronickým výkazem. To v ideálním případě ušetří čas a sníží počet duplicitních údajů. Na druhou stranu se výrazně zvyšuje význam správnosti všech vykazovaných dat, protože chyby v jednom hlášení se budou dotýkat hned několika agend. Podle aktuálního návrhu zákona může za opožděné nebo nesprávné podání hrozit pokuta až 50 000 Kč.

Aby se předešlo sankcím a nedorozuměním, je nutné začít s přípravami co nejdříve. Zaměstnavatelé by měli prověřit, zda jejich mzdový software podporuje nový formát elektronického hlášení, a sladit údaje napříč systémy tak, aby nevznikaly nesrovnalosti. Velmi důležité je nastavit kontrolní mechanismy ještě před odesláním výkazu. Odborníci doporučují vytvořit minimálně dvojí kontrolu – například aby záznamy prošly jak mzdovou účetní, tak nadřízeným pracovníkem. Firmy, které se spolehnou pouze na jednorázovou kontrolu, riskují přehlédnutí chyb.

V rámci testovacího provozu se ukázalo, že nejčastější problémy vznikají u údajů o pracovních poměrech, zejména při nástupech a ukončeních, a u součtu částek odváděného pojistného. Důležité je také správně vykazovat údaje o nemocenských dávkách, protože jejich nesprávné uvedení může způsobit problémy nejen zaměstnavatelům, ale i zaměstnancům při čerpání dávek. Menší firmy bez vlastního mzdového softwaru budou moci využít připravovanou webovou aplikaci České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ). Ta by měla být spuštěna ještě v průběhu podzimu 2025, její finální verze ale zatím není k dispozici.

Firmy by měly aktivně sledovat pokyny ČSSZ a Generálního finančního ředitelství, které postupně zveřejňují metodické informace k hlášení. Doporučuje se také konzultovat postup s daňovým poradcem nebo mzdovou účetní, zvlášť pokud firma zaměstnává větší počet pracovníků nebo využívá různé formy pracovních úvazků. Je vhodné proškolit zaměstnance, kteří budou hlášení připravovat, a vyhradit jim dostatek času na testovací odesílání dat ještě před ostrým startem v lednu 2026.

Jednotné měsíční hlášení je krokem k digitalizaci a zjednodušení administrativy, ale zároveň zvyšuje odpovědnost zaměstnavatelů. Kdo se zapojí do testovacího režimu a přizpůsobí své systémy, bude mít výhodu a ušetří si zbytečné komplikace. Ostatním hrozí nejen pokuty, ale i zdržení při vyřizování žádostí a nároků zaměstnanců. Čas na přípravu je omezený a vyplatí se jej využít naplno – i proto, že změny v mzdových procesech často vyžadují více než jen technickou úpravu softwaru, ale i úpravu interních pravidel a odpovědností.

Chcete-li mít jistotu, že vaše firma splní nové povinnosti bez chyb, je vhodné už nyní kontaktovat dodavatele mzdového systému, provést audit stávajících procesů a připravit se na ostrý start. Jednotné hlášení může být přínosem, pokud se na něj podíváte jako na příležitost k celkovému zefektivnění agendy, nikoli jen jako na další byrokratickou povinnost.