Vyjasnění nabídek v zadávacím řízení

Nabídka na realizaci veřejné zakázky obsahuje chybu. Jde o drobný nedostatek, například chybějící podpis na jedné z příloh nebo nejasnou formulaci v technické specifikaci. Zadavatel nyní stojí před rozhodnutím, zda tuto nabídku vyloučit, nebo požádat o její doplnění. Právě zde vstupuje do hry ustanovení § 46 zákona o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ). Jak ho využít efektivně, aniž by došlo k prodlužování procesu nebo porušení zásad transparentnosti?

Možnost vyjasnit nebo doplnit nabídku eliminuje riziko vyloučení z formálních důvodů. Správná formulace výzvy je klíčem k efektivnímu procesu. Úskalí § 46 ZZVZ zahrnují riziko manipulace nebo neefektivity. Judikatura ÚOHS ukazuje na důležitost jasnosti a důslednosti v postupech zadavatele.

Ustanovení § 46 ZZVZ zadavatelům umožňuje řešit situace, kdy nabídky obsahují méně závažné nedostatky. Podle tohoto paragrafu může zadavatel požádat o objasnění údajů, dokladů, vzorků nebo modelů, doplnění dokumentů, které nebyly původně vyžadovány, a odstranění formálních nedostatků bez porušení zásady rovného zacházení. Například, pokud dodavatel nepřiložil doklad o své odborné způsobilosti, může zadavatel vyzvat k jeho dodání. Klíčem je, že tento postup nesmí zvýhodnit jednoho účastníka na úkor ostatních.

V praxi se § 46 ZZVZ často používá například při chybějících razítcích, podpisu na dokumentu nebo nejasnostech v technické dokumentaci. Zadavatel může specifikovat, co přesně je potřeba doplnit, a stanovit k tomu lhůtu. Je důležité, aby zadavatel postupoval čestně a výzvu formuloval jasně, což potvrzují i rozhodnutí ÚOHS. Například v rozhodnutí ÚOHS ze dne 3. 10. 2023, sp. zn. ÚOHS-R0146/2023/VZ, bylo konstatováno, že zadavatel není povinen výzvu opakovat, pokud byla jasná a dodavatel na ni nereagoval odpovídajícím způsobem.

Efektivní využití § 46 ZZVZ závisí na jednoznačné formulaci výzvy. Jak postupovat? Konkrétnost: Vymezte jasně, co je potřeba doplnit. Například: „Doložte dokument XY s podpisem osoby oprávněné k jednání.“ Přiměřenost lhůty: Nastavte lhůtu, která umožní dodavateli splnit požadavky, ale zároveň nezdržuje proces. Vyhněte se nejasnostem: Neurčité výzvy mohou vést k opakovaným dotazům a zbytečnému prodlužování. Pokud zadavatel stanoví neurčité požadavky, dodavatel může dodat irelevantní informace. To způsobí nejen prodloužení procesu, ale i možné komplikace při vyhodnocování.

I když je § 46 ZZVZ mocným nástrojem, jeho nesprávné využití může mít negativní důsledky: Zneužití dobré víry: Zadavatel musí postupovat transparentně, jinak riskuje stížnosti a možné sankce. Manipulace: Dodavatel může záměrně přizpůsobit doplněné dokumenty tak, aby splnily formální požadavky, ale nikoli reálné podmínky zadání. Neefektivita: Časté opakování výzev může prodloužit řízení na úkor jeho efektivity.

Aby byl proces co nejefektivnější, doporučuje se předem definovat požadavky: Minimalizujete tak riziko nedostatků v nabídkách. Dbát na transparentnost: Veškeré kroky by měly být snadno doložitelné a obhajitelné. Věnovat pozornost detailům: Například při kontrole dokumentů a výzvě k jejich doplnění.

§ 46 ZZVZ je užitečným nástrojem pro zadavatele i dodavatele, který přispívá k transparentnosti a spravedlnosti zadávacích řízení. Správně formulované výzvy mohou eliminovat zbytečné komplikace a zajistit, že bude vybrána nejvhodnější nabídka. Pokud se tento proces provádí s důsledností, může ušetřit čas i finanční prostředky.