Vybírání správné osoby pro úspěšné oznámení v organizaci

V kontextu nových povinností vyplývajících ze zákona o ochraně oznamovatelů se organizace často ptají, jak adekvátně vybrat osobu, která bude zárukou fungování vnitřního oznamovacího systému. Toto rozhodnutí má zásadní dopad na transparentnost a důvěryhodnost celého procesu a nelze jeho význam podceňovat.

Vymezení role 'příslušné osoby' Příslušná osoba v organizaci je jednotlivec určený k přijímání, vyšetřování a řešení oznámení od oznamovatelů o možných protiprávních jednáních. Její úkol nezahrnuje pouze přijímání oznámení, ale také jejich posouzení a řízení adekvátního postupu.
Jak vybrat ideálního kandidáta? Zákon stanovuje minimální požadavky, které ale nedefinují, jak vhodně vybrat osobu. Kromě základních kritérií, jako je bezúhonnost a zletilost, je důležité zohlednit další aspekty:

1.    Odborná kvalifikace:

• Vzdělání a specializace: Zahrnuje formální i specifické vzdělávací programy relevantní pro danou pozici.
• Znalost interních procesů a kontrolních postupů: Schopnost efektivně ověřovat informace a důvěrná znalost fungování organizace.

2.    Osobní a psychické vlastnosti:

• Emoční inteligence: Schopnost porozumět a reagovat na emoce druhých a sebeovládání.
• Nezávislost a nestrannost: Vyloučení možných konfliktů zájmů a zachování objektivity.
• Zdravý úsudek: Rychlé a správné rozhodování v obtížných situacích.

3.    Praktické zkušenosti a dovednosti:

• Předchozí praxe: Zkušenosti v podobných rolích mohou přispět k efektivitě v nové pozici.
• Komunikační dovednosti: Schopnost jasně a efektivně komunikovat, zvláště ve složitých situacích.

4.    Legislativní a normativní znalosti:

• Identifikace trestných činů a přestupků: Schopnost posoudit skutkovou podstatu těchto jednání.
• Znalost právních předpisů EU: Důležitá pro organizace působící v rámci EU.

5.    Organizační a administrativní dovednosti:

• Řízení evidence: Schopnost pečlivého vedení dokumentace a oznámení.
• Orientace ve firemní struktuře: Detailní znalost hierarchie a odpovědností v organizaci.

6.    Mezilidské vztahy a důvěryhodnost:

• Viditelnost a přístupnost: Dostupnost pro zaměstnance a aktivní podílení se na firemní kultuře.
• Budování důvěry: Schopnost získat respekt a důvěru kolegů.

Výběr správné příslušné osoby vyžaduje zvážení odborných i osobních kvalit kandidáta.

Kdo je vhodným kandidátem? Vedoucí právního oddělení, pracovník z oddělení compliance nebo personalistika mají často potřebné znalosti pro tuto roli. Správce osobních údajů (DPO) také může být vhodnou volbou díky svým znalostem ochrany dat, etiky a compliance. Klíčové je, aby byl vybraný kandidát vnímán zaměstnanci jako důvěryhodný, nestranný a dostupný.
Výběr vhodné osoby pro tuto roli není jen otázkou právních požadavků, ale i pochopení potřeb konkrétní organizace. Jak právní, tak praktické aspekty by měly být zohledněny při hledání člověka, který zajistí efektivní a důvěryhodný vnitřní oznamovací systém.

Kromě toho je nezbytné zajistit, aby vybraná osoba měla podporu vedení organizace. Tento faktor má zásadní význam pro efektivitu a autoritu osoby zodpovědné za oznamovací systém. Bez podpory a respektu ze strany vrcholového vedení by mohla být úspěšnost tohoto systému značně narušena a důvěra zaměstnanců v celý proces by mohla utrpět. Zajištění podpory ze strany managementu je tak klíčové pro úspěch vnitřního oznamovacího systému.