Statutární zástupce: Kdo to je a co dělá?

V právním světě firem, veřejné správy a organizací se často setkáváme s pojmem statutární zástupce. Tento termín může mít různé výklady v závislosti na tom, zda hovoříme o obchodních společnostech, školách, obcích nebo jiných subjektech. Pokud se jako podnikatel nebo zástupce veřejné instituce ocitnete v situaci, kdy musíte rozhodovat o zastupování statutárního orgánu, budete potřebovat jasné a konkrétní informace. Statutární zástupce je totiž osoba, která dočasně přebírá pravomoci statutárního orgánu, ale pouze v případě, že tento orgán není schopen vykonávat své povinnosti. Co tedy přesně znamená tato role a jaké jsou její právní nástrahy?

Statutární orgán versus statutární zástupce

Než se pustíme do podrobností o statutárním zástupci, je třeba si ujasnit, co je statutární orgán. Statutární orgán je ten, kdo má ze zákona oprávnění jednat jménem právnické osoby – tedy společnosti, městské nebo obecní samosprávy, školy či jiného subjektu. Může to být jednatel společnosti s ručením omezeným, předseda představenstva v akciové společnosti nebo předseda družstva. Tento orgán nese plnou odpovědnost za vedení organizace a její činnosti.

Zatímco statutární orgán je zákonem definován, statutární zástupce je neoficiální role, která se v praxi často objevuje v situacích, kdy statutární orgán nemůže vykonávat své povinnosti. Může se jednat například o dlouhodobou nemoc, dovolenou, nebo jiný důvod, kdy je potřeba zajistit plynulý chod organizace. Statutární zástupce je tedy pouze dočasným zastupujícím subjektem, který má pravomoci vymezené konkrétním pověřením.

Kdy vzniká potřeba statutárního zástupce?

Důvodů, proč může být statutární zástupce pověřen, je několik. Nejčastěji se jedná o situace, kdy statutární orgán nemůže vykonávat svou funkci. V soukromých firmách to může nastat například v případě nemoci jednatele nebo předsedy představenstva. Ve veřejné správě se situace může týkat například starosty, který nemůže vykonávat svou funkci, a jeho roli dočasně přebírá místostarosta. Tento dočasný zástupce není oprávněn jednat ve všech záležitostech, ale pouze v rozsahu, který je mu určený.

Další příklad situace, kdy dochází k potřebě statutárního zástupce, je rezignace předsedy představenstva v akciové společnosti. V tomto případě povinnosti přebírá místopředseda až do doby, než bude zvolen nový předseda. Stejně tak ve školách může dočasně funkci ředitele vykonávat jeho zástupce.

Pravomoci statutárního zástupce

Pravomoci statutárního zástupce jsou vždy podmíněny konkrétním vymezením, které by mělo být uvedeno v interních směrnicích nebo ve smlouvě. Není-li to jasně uvedeno, statutární zástupce může vykonávat pouze takové úkony, které mu byly výslovně povoleny. Rozsah pravomocí závisí na typu organizace a konkrétním pověření.

Například ve školství je běžné, že zástupce ředitele školy má právo rozhodovat o administrativních záležitostech školy, ale nemá pravomoc jednat ve všech otázkách. V obcích je zase povinností místostarosty přebírat řízení v případě, že starosta nemůže vykonávat svou funkci. Ve firmách, zejména u společností s ručením omezeným, může být statutární zástupce pověřen jednat dočasně místo jednatele, například při jeho dlouhodobé nemoci.

Rizika a odpovědnost statutárního zástupce

Jako statutární zástupce máte odpovědnost za své jednání, a to zejména v případě, že překročíte vymezený rámec pravomocí. Je zásadní mít vždy jasně definováno, co můžete a co nemůžete vykonávat. Pokud jednáte mimo své pravomoci, může to mít závažné právní důsledky, včetně odpovědnosti za způsobené škody. Proto je doporučeno nejen u jasně vymezených funkcí, ale i dočasných zastupování sepsat odpovídající smlouvu, která bude podrobně určovat vaše povinnosti a pravomoci.

Kdo určuje statutární zástupce?

V soukromých organizacích je obvykle určení statutárního zástupce v kompetenci statutárního orgánu. Uvedení osoby do funkce a definování jejího rozsahu pověření by mělo být upraveno ve vnitřních směrnicích, případně i ve smlouvách s dotčenými osobami. Pokud jde o veřejnou správu, bývá určení statutárního zástupce často součástí organizačních předpisů dané instituce.

V případě krize nebo nouzové situace, jako jsou přírodní katastrofy nebo jiné mimořádné okolnosti, může rozhodnutí o dočasném statutárním zástupci padnout okamžitě. Například v případě povodní, kdy starosta nemůže vykonávat svou funkci, povinnost zastupovat jej přebírá místostarosta nebo jiná oprávněná osoba.

Ať už jste jednatel, starosta nebo ředitel, vědoma si potřeby efektivně organizovat zastupování statutárního orgánu v krizových chvílích, je nezbytné mít jasno v tom, jak a kdo může jednat jménem organizace. Statutární zástupce je velmi důležitou osobou, která může zásadně ovlivnit chod společnosti, obce nebo školy v obdobích, kdy je hlavní statutární orgán z jakéhokoli důvodu dočasně mimo funkci. Abychom předešli právním komplikacím, je nutné jasně vymezit pravomoci a odpovědnosti takového zástupce. Když je vše správně nastaveno a ošetřeno, fungování organizace může plynule pokračovat i v krizových obdobích.