Etická Linka: Ochrana oznamovatelů a jak ji využít

V poslední době se v oblasti compliance a etiky dějí důležité změny, které přináší novou ochranu oznamovatelům. Zavádí se tzv. "etická linka," což je klíčový nástroj pro ochranu oznamovatelů, kteří odhalují neetické nebo protiprávní jednání v organizaci. Co tato etická linka znamená, koho se jí týká, a proč je pro organizace tak důležitá?

Co je Etická linka?

Etická linka, někdy označována jako "whistleblowing hotline," je důležitým nástrojem pro oznamovatele, kteří chtějí nahlásit neetické nebo protiprávní jednání v organizaci. Jedná se o bezpečný a důvěrný kanál, který umožňuje oznamovatelům předat své informace bez obav z represí nebo odvetných opatření.

Proč je Etická linka důležitá?

• Detekce nepravostí: Etická linka umožňuje zaměstnancům a externím subjektům bez obav nahlásit nepravosti a porušení compliance. Tím se stává cenným zdrojem informací o potenciálních problémech.
• Prevence: Možnost anonymního oznamování představuje silný preventivní nástroj. Zaměstnanci se cítí jistěji, protože vědí, že mohou nahlásit problémy bez odhalení své totožnosti.
• Podpora integrity a pozitivní firemní kultury: Etická linka posiluje důvěru zaměstnanců a stakeholderů v organizaci. Zlepšuje firemní kulturu a ukazuje, že organizace bere etiku a compliance vážně.
• Zlepšení interního řízení: Informace získané skrze etickou linku mohou vést ke zlepšení interních procesů a postupů. To organizaci pomáhá minimalizovat rizika a dosahovat svých cílů efektivněji.

Koho se Etická linka týká?

Etická linka je důležitým nástrojem pro organizace všech velikostí. V České republice budou muset vnitřní oznamovací systém zřídit všechny firmy a organizace s 50 a více zaměstnanci. Mějte na paměti, že nová povinnost se neomezuje pouze na státní organizace nebo velké nadnárodní koncerny. I menší firmy a organizace budou muset dodržovat tuto legislativu.

Důležité vlastnosti Etické linky

• Důvěrnost: Etická linka musí zaručovat absolutní důvěrnost pro oznamovatele. Informace musí být pečlivě chráněny.
• Snadný přístup: Etická linka by měla být snadno dostupná prostřednictvím různých komunikačních kanálů, 24/7.
• Nestrannost: Etická linka musí zaručovat nestranný přístup k přijatým oznámením.
• Rychlá reakce: Organizace musí být schopna rychle reagovat na přijatá oznámení.

Jak podat oznámení?

Podání oznámení prostřednictvím etické linky by mělo být snadné a bezpečné. Postup může variabilně záviset na tom, jakou etickou linku vaše organizace používá, ale obecně platí několik kroků:

• Kontaktování Etické linky: Mnoho organizací má k dispozici webovou stránku, e-mailovou adresu nebo telefonní číslo, které slouží k podání oznámení. Tuto informaci najdete obvykle na firemních webových stránkách nebo v etickém kodexu.
• Zvolení formy oznámení: Rozhodněte se, zda chcete podat oznámení anonymně nebo s uvedením vaší totožnosti. Anonymní oznámení může být vhodné, pokud se obáváte odvetných opatření, ale může to omezit možnost organizace vás kontaktovat pro další informace.
• Popište oznámení: Podrobně popište neetické nebo protiprávní jednání, které chcete nahlásit. Uveďte co nejvíce relevantních informací, jako jsou místo a čas události, osoby zúčastněné na neetickém jednání, a jaké důkazy máte k dispozici.
• Odeslání oznámení: Oznámení odešlete prostřednictvím zvoleného komunikačního kanálu. Důležité je, aby bylo oznámení pravdivé a přesné.

Jak je zajištěna ochrana mojí totožnosti?

Ochrana totožnosti oznamovatele je klíčovým prvkem etických linek. Organizace by měla zajistit několik opatření:

• Anonymita: Jestliže se rozhodnete podat anonymní oznámení, organizace nesmí požadovat, abyste odhalili svou totožnost. To zaručuje, že vaše jméno zůstane skryto.
• Šifrovaná komunikace: Komunikace mezi oznamovatelem a etickou linkou by měla být šifrovaná a zabezpečená, aby se zabránilo úniku informací.
• Ochrana před odvetnými opatřeními: Organizace by měla mít mechanismus na ochranu oznamovatelů před odvetnými opatřeními, například diskriminací nebo vyhazovem.

Jak zjistím, že bylo oznámení řádně prošetřeno?

Pro oznamovatele je důležité vědět, že jejich oznámení bylo řádně prošetřeno. Organizace by měla mít jasný postup pro řešení oznámení a informovat oznamovatele o průběhu a výsledcích šetření.

Zde jsou klíčové body:

• Potvrzení přijetí oznámení: Organizace by měla oznamovateli potvrdit přijetí oznámení a poskytnout referenční číslo pro sledování.
• Průběh šetření: Oznamovateli by mělo být průběžně sdělováno, jak probíhá šetření, kdo je pověřený vyšetřováním a jaké jsou dosavadní výsledky.
• Závěrečná zpráva: Po ukončení šetření by organizace měla oznamovatele informovat o výsledcích a přijatých opatřeních. To by mělo být provedeno citlivě a s ohledem na ochranu totožnosti oznamovatele.

Etická linka by měla sloužit k zajištění transparentnosti a důvěry v organizaci. Pokud máte podezření na neetické nebo protiprávní jednání, využijte tuto možnost a vězte, že máte právo na ochranu a informace o průběhu šetření.
Etická linka je nezbytným prvkem v boji proti neetickému chování a porušení compliance. Může významně přispět ke zlepšení interních procesů a postupů a posílit důvěru v organizaci. Nejlepší způsob, jak využít tuto novou legislativu, je považovat ji za příležitost k budování lepšího a etičtějšího pracovního prostředí.

Etická linka je více než jen legislativní povinnost – je to nástroj, který může organizaci posunout kupředu v oblasti compliance a etiky. Její zavedení by mělo být bráno vážně a věnována mu patřičná pozornost. V konečném důsledku pomáhá etická linka chránit organizaci, zaměstnance a stakeholdery a podporuje integritu a transparentnost ve firmách.

Etická linka přináší nový standard ochrany oznamovatelů a zároveň je významným nástrojem pro organizace, které chtějí aktivně prosazovat etiku a compliance. Její správné nasazení může přinést mnoho výhod, včetně prevence neetického chování, zlepšení interních procesů a posílení firemní kultury. Vezměte tuto legislativu vážně a ujistěte se, že vaše organizace má etickou linku, která je dostupná, důvěrná a efektivní.

Odkaz na zákon č. 362/2021 Sb.